Dijital Arşiv

DİJİTAL ARŞİV

Belge Dijitalleştirme ile Dönüşümü Yakalayın

Kurumlar, bilgi ve belgelerini yönetebildiği ve ihtiyacı olan bilgiye en hızlı şekilde ulaşabildiği ölçüde verimliliği ve güvenilirliği yakalayabilmektedir. Dolayısıyla günümüzdeki müşteri odaklı yaklaşım ve rekabet ortamının getirdiği değişken koşullara uyum sağlamak, kurum ve kuruluşlar için hayati önem taşımaktadır. Bu nedenle hızlı ulaşılması gereken belgeler ve kaybında sıkıntı yaratacak dokümanlar, elektronik ortama aktarılarak yönetilmelidir. Bilgiye hızlı ulaşım ile kurumlar, güvenilirliğini sağladıkları gibi oluşacak maliyetlerini de minimum düzeyde tutmaktadır. Hastaneler hasta dosyalarına erişimi tek tıkla arayarak anında programdan görüntüleme yapabilir, verilerini kolayca yönetip aradıklarını hemen bulabilecek düzeyde gelişime ayak uydurdukları taktirde dijital hastane dönüşümlerini tamamlamaktadırlar.

Kurum içi ya da kurum dışı evrakların üzerinde bulunan bilgilerin ne şekilde saklandığı, hangi hızda erişildiği ve tekrar kullanılma sıklığı arşivin değerini belirleyen unsurlardır. Genel olarak arşiv, sadece evraklar ve klasörleri düşündürse de, birçok kurum için arşiv kayıt evraklarına ek olarak fotoğraf, ses kaydı, video, elektronik posta ve dokümanlar gibi saklanması gereken diğer dosyaların da bulunduğu bir bütündür. Bu nedenle değerli bilginin doğru şekilde işlenmesi, saklanması ve yönetilmesi için bir doküman yönetim sistemi ve arşiv yönetim sistemi bir arada çözüm (DYS - EARŞİV) gerekmektedir. Doküman yönetim sistemi, dokümanın ve bilginin durumu ne olursa olsun onu en uygun şekilde işlenip saklanması ve arandığında isim, konu, tarih vs… gibi birçok ayrıntı ile bilgiye en hızlı şekilde ulaşabilmek için kullanılan sistemdir. Elektronik arşiv yönetim sistemi ve Doküman Yönetim Sistemi bir arada çözümler ise (CubeBox® gibi) metada araması (belge üst kimlik verisi araması), içerikten veri analizi ile arama yapılabilmesi gibi ekstra özellikler ve online Word,Excel kullanımı ile işin boyutunu bir derece yukarı taşımaktadır. Bu sayede sektörünüz ne olursa olsun maliyetleriniz aşağı iner, zamandan tasarruf sağlar, aradığınız bilgiye doğru ve zamanında ulaşabilirsiniz.

Kurum içi ya da kurum dışı evrakların üzerinde bulunan bilgilerin ne şekilde saklandığı, hangi hızda erişildiği ve tekrar kullanılma sıklığı arşivin değerini belirleyen unsurlardır. Genel olarak arşiv, sadece evraklar ve klasörleri düşündürse de, birçok kurum için arşiv kayıt evraklarına ek olarak fotoğraf, ses kaydı, video, elektronik posta ve dokümanlar gibi saklanması gereken diğer dosyaların da bulunduğu bir bütündür. Bu nedenle değerli bilginin doğru şekilde işlenmesi, saklanması ve yönetilmesi için bir doküman yönetim sistemi (DYS) gerekmektedir. Doküman yönetim sistemi, dokümanın ve bilginin durumu ne olursa olsun onu en uygun şekilde işlenip saklanması ve arandığında isim, konu, tarih vs… gibi birçok ayrıntı ile bilgiye en hızlı şekilde ulaşabilmek için kullanılan sistemdir. CubeBox® earşiv DYS EBYS sistemi ile size evraklarınızı içerikten aranabilir halde göstermenizi sağlıyoruz. Siz de hemen dijital arşiv için iletişime geçin

Dijitalleştirme aşamalarında ihtiyaca bağlı olarak hem kendi OCR/ICR çözümlerimizi hem de ABBYY® veya Canon IRIS çözümlerini kullanmaktayız.
 
Dijitalleştirme bizim tarafımızdan yapıldığı taktirde bu çözümlere ait lisansları almak zorunda kalmıyorsunuz. Ancak dijitalleştirmeyi kendiniz gerçekleştirmek istediğinizde bu lisanları müşteriye veriyoruz.
 
Taranan belgeler veri yakalama çözümleri ile metadata olarak elde ediliyor, bu sayede hata sıfır düzeyindedir. İnsan gücü metadata (belge kimlik verileri) hata payı bu alanda çalışan firmalar tarafından %15 olarak ifade edilmektedir. İnsan gücü ile veri girişi oldukça yavaştır.
 

Dijitalleştirme sonucunda oluşan PDF belgesi PDF/A tipindedir yani "Arşiv". PDF/A dosyasının içerisinde 3 katman bulunur: Resim, text ve metadata

Arama yapılmasında:

İçerikten aramada hem text hem de metadata katmanlarında arama yapılır.
Metadata aramasında ise sadece metadata'dan nokta atış arama yapılarak istenen belge bulunur. 
Bulunan belgelerin varsa dijital imzaları ve arşiv zaman damgası da görüntülenir. Dijital imzalanan belgenin tek bir harfinde değişiklik yapılması durumunda geçersiz kabul edilir ve bu durum da görüntülenir.


CubeBox® - Dijital Arşiv ve Elektronik Doküman Yön.Sistemi
 
CubeBox® dahilinde yerleşik ofis uygulamaları da var, Word ve Excel'e gerek kalmıyor aynı işi hem Web hem de masaüstü uygulamalardan yapabiliyor. Büyük arşivler için tasarlandı ve kullanıcı sayısına bağlı bir lisanlama var.

Ana tema sizin gün sonunda ne kazanacağınızdır. Kazançlar:

1. Belgeler anında erişim ile iş gücünden tasarruf ve personeli verimli kullanma
2. Daha az personel ile aynı işi yapma
3. Fiziksel arşive hakimiyet ve arşiv disiplini
4. Belgelerin kaybolması ve başka klasörlere karışmasını ortadan kaldırma
5. İmha zamanı gelen belgeleri belirleyebilme ve gereksiz fiziksel saklamadan kurtulma
6. Mali mühür ve zaman damgası kullanımı ile gerekmeyen kağıt ortamındaki belgelerin sadece dijital kopyalarını kullanma
7. Ofis alanlarını daha verimli kullanma ve daha küçük fiziksel arşiv gereksinimi, daha az metrakare kullanımı. Bu sayede kira masraflarını optimize etme.
8. Kurumsal hafızanın sağlanması ile mükerrer belge üretme sorununun ortadan kalkması
 
Bu kazançlar maliyetlerin düşmesini ve daha rekabetçi olunmasını sağlar.
 
Ayrıca isteyen firmalara fiziksel saklama hizmetini Gebze veya Tire'de veriyoruz.
İmha işlemleri otomatik sağlanıyor, müşteri imha tutanaklarını imzaladıktan sonra imha işlemi gerçekleştiriliyor. İmha işlemi sayesinde müşteri daha az fiziksel saklama bedeli ödüyor ve bir müddet sonra fiziksel arşive sürekli belge girişi ortadan kalkıyor ve sabit hale geliyor, yani eğer fiziksel arşivde 1000 kolisi var ise her ay 10 koli ile giderek artan koli miktarı yerine sabit olarak 1000 koli civarında kalıyor, hatta fiziksel ve dijital arşiv hizmeti birlikte verildiğinde başlangıçtaki koli miktarı 1000 iken saklama süresi dolan belgeler dijitalleştirildikten sonra bu miktar 600 koliye inebiliyor. Ayrıca verdiğimiz danışmanlık ile ıslak imza olmayan ve mali mühür/zaman damgası kullanılması yeterli olan belgeler ile birlikte söz konusu koli miktarı daha aşağıya düşüyor. KOBİ ölçeğindeki tüm firmalar için fiziksel ve dijital arşiv üretkenliği ve rekabeti arttırdığı gibi bazı sertifikaları da alabilmelerine olanak sağlamaktadır.
Dijital Arşiv:
Metadata ile ilgili olarak CubeBox® e-Arşiv ve Doküman Yönetim Sistemi içerisinde tanımlama yapmanıza gerek yok !, PDF içerisinde olan metadatayı olduğu gibi kabul ediyor ve sınıflandırıyor, siz metadata araması yapmak istediğinizde kaç tür metadata var ise onlar seçiminize bırakılıyor. Türkiye'nin ilk ve tek e-Arşiv Yönetim Sistemi ve Güvenli Doküman Yönetim Sistemi fiyat listesi için tıklayınız

Araştırma ve istatistiklerin ortaya çıkardığı gerçekler, idarelerin belge yönetimi fonksiyonlarında gerçekleştirilebilecek iyileştirmelerin büyük kazanımlar getirebileceğini işaret etmektedir. Daha çevreci, daha dinamik ve daha güvenli iş süreçleri için idarelerin EBYS altyapılarını sağlamaları büyük bir öneme sahiptir.

Geleneksel belge yönetim sistemlerinin maliyetleri; Doküman ile ilgili işlemler, ofis çalışanlarının mesailerinin%40-60'ına, işçilik maliyetlerinin%20-45′ine ve kurumsal cironun %12-15′ine mal olmaktadır. (1) Dijital arşivi olan işletmelerde bu rakamlar iyileşme göstermektedir.
Bir ofisteki dokümanların ortalama %7,5’i kaybolmakta, %3’üne ise   yanlış dosyalamadan ötürü ulaşılamamaktadır.(2) Dijital arşivi olan firmalarda bu rakamlar aşağıya inmektedir.
Bir ofis çalışanı, dokümanlar ile ilgili harcadığı vaktin %50’sini aramaya ve bulmaya % 5-15’ini ise bu dokümanı okumaya ayırmaktadır.(2) Oysaki dijital arşiv kullanımı bu oranı aşağıya çeker.
Bir dokümanın saklanmasının maliyeti ortalama 20$, yanlış dosyalanmış bir dokümanın bulunmasının maliyeti ortalama 120$, kaybolan bir dokümanın yeniden hazırlanmasının maliyeti ise ortalama 220$’dır. (2) Oysa dijital arşiv kullanımı bu oranları aşağı yönde etkiler.
Sadece ABD’de, doküman ile ilgili işlemler için şirketlerin, yılda 600 milyar dolar ile 800 milyar dolar arasında harcama yaptıkları hesaplanmıştır. (3) Dijital arşiv kullanımı yaygınlaştıkça bu rakamlar aşağıda inmektedir.
Sadece ABD’de 4 trilyon doküman bulunduğu ve her gün 1 milyar fotokopi çekildiği, bir dökümanın ise yaşam döngüsü boyunca ortalama olarak 19 kez kopyalandığı hesaplanmıştır. (4)
Türkiye’de, bir ofiste kişi başına tüketilen kağıt miktarı 0,7 kg/gün, yani ortalama 140 sayfadır. Finans merkezlerinde ve bankalarda kişi başına tüketilen kağıt 0,9 kg/gün, yani 180 sayfadır.(5) dijital arşiv kullanan firmalarda ise bu değerler aşağı yöndedir.
2 yıllık kağıt ve toner tasarrufu ile EBYS’nin edinme maliyeti, amorti edilmektedir.(5) Dijital arşiv ile belgelerinizi dijital arşiv yazılımına aktarıp içerikten aranabilir hale getiriyoruz.

Doküman Tarama, Doküman Dönüştürme ve İyileştirme

Doküman Tarama, Dijital Arşiv Oluşturma

Belge tarama, sıklıkla kullanılan bir terimdir, ancak belge dönüştürme veya iyileştirmeden çok farklı bir işlemdir. Belge taraması, bir belgenin resimlenmiş bir sürümünde veya kağıt belgenin elektronik bir kopyasında sonuçlanır. Bu belge herhangi bir işlem olmaksızın sadece bir resim olabilir.

Belge Dönüşümü ve Dijital Arşiv

Belge Dönüştürme, temel taramanın ötesine geçer ve belgedeki metnin OCR (Optik Karakter Tanıma) sürümünü içerir. El yazısı tanıma aşamasına ise ICR adı verilir.

Doküman İyileştirme ve Dijital Arşiv

Doküman İyileştirme, resim ve imzalara meta etiketler ekleyerek ve ekran okuyucuları gibi yardımcı teknolojiler tarafından kullanılmak üzere tabloların ve sütunların okunan sıralamasını düzelterek belge dönüşümünü bir adım daha ileri götürür. Fiş, fatura, çek tarama işlemlerinden sonra bu belgelerin arkalarındaki gürültüler iyileştirilebilir ve yüksek doğrulukta veri yakalama yapılır

Neye dönüştürülebilir veya düzeltilebilir?

Kağıt, mikrofilm, mikrofiş ve diğer kaynak medyalar dijital görüntülere dönüştürülebilir. Dönüşüm ve İyileştirme, resimlerin ve metinlerin farklı bir biçimde sunulması gereken elektronik dosyaları da içerebilir.

Doküman Tarama, Dönüştürme ve İyileştirme ve Dijital Arşiv Faydaları

Ortaya çıkan elektronik belgeler, bir belge yönetimi veya kayıt yönetimi sisteminde hızlı, kolay depolama ve alım için dizin (metadata) nitelikleri atanabilir.

Metni belgede bulunması, yardımcı teknolojiyle kullanılmak üzere dokümanların derinlemesine aranmasına ve düzeltilmesine olanak tanır.

Elektronik verilerin ulaşılabilir formatlara taranması, dönüştürülmesi ve düzeltilmesi, elektronik belgeler ve bilgilere ilişkin olarak Erişilebilirlik ve Bölüm 508 yönetmeliklerine uygunluğunuzu korumanıza yardımcı olur.

Belgelerde bulunan bilgilerin hızlı ve kolay bir şekilde tekrar kullanılmasını / yeniden kullanılmasını sağlar.

Elektronik Kayıtlar, düzgün bir şekilde yönetildiğinde yasal olarak kabul edilebilir.

10 Kademe Tarama Hizmeti Yaklaşımı

Aşama 1: Proje Gereksinimleri ve Dijital Arşivin Oluşturulması

Bu aşamada, kuruluşunuzun proje gereksinimleri Proje Araçları kullanılarak tanımlanır. Bu gereksinimler, dosyalarınızı Dijital Varlıklara dönüştürmek için geliştirdiğimiz özel çözümün temelini oluşturmaktadır. Buna ek olarak, bir nezaket hizmeti olarak, Ekibinizin incelemesi için bir dizi örnek belgeyi işlemek için zaman planlıyoruz.

Aşama 2: Alınan Belgeler

Bu aşamada, proje dosyalarını alıyor ve bu malzemeleri kaydetmek ve etiketlemek için bir envanter işlemi yapıyoruz. Bu işlemler, dosyalarımız Bakımımıza alınırken ihtiyaç duyabileceğiniz tüm malzemeleri hızlı bir şekilde almamızı sağlar. Amacımız, bu projenin işiniz üzerindeki etkisini en aza indirgeyerek bilgi erişim ihtiyaçlarınıza hizmet etmektir.

Aşama 3: Hazırlık ve Kalite İnceleme Hizmetleri

Bu aşamada, dosyalarınız tarama için hazırlanmıştır. Kullandığımız belge hazırlama işlemleri, her bir dosyanın doğal düzeninin korunmasını ve dosyaların mümkün olan en iyi tarama sonuçlarını elde etmeye hazır olduğundan emin olun. Hazırlama Ekibi genel proje gereksinimlerine (zımba çıkarma, cilt kaldırma, doküman onarımı ve sayfa yönlendirmesi gibi) ve özel proje gerekliliklerine (Post-It Notes'un özel kullanımı, renkli görüntüler ve ortamlar) odaklanmaktadır. Hazırlık Kalite Lideri, hazırlanan dosyaların tescilli üç aşamalı scbQuality© incelemesini yapar. Bu, tüm proje gereksinimlerinin karşılandığından ve sürecin hiçbir varyasyonunun sağlanmadığından emin olmak için hazırlanan dosyaların kapsamlı bir incelemesini gerektirir. Büyük ölçekli dosya dönüştürme projelerindeki deneyimlerimiz, bu eşsiz yaklaşımın kalitedeki herhangi bir etkiyi en aza indirgediğini gösterdi.

Aşama 4: Dijital Arşiv Doküman Yönetim Yazılım Kurulumu ve Kalite İnceleme Hizmetleri

Bu aşamada, scbSpeedScan® Yazılım ve teknolojilerimizi kullanan proje gereksinimlerini temel alan Proje Ayarlama teknik gereksinimlerini uyarlıyoruz. Bu gereksinimler, kuruluşunuzun projesinin her aşamasını gerçekleştirmek için kullandığımız özel süreçleri ve kalite prosedürlerini tanımlar. Projeye özel teknoloji gereksinimlerini uyarlamaya yönelik titiz yaklaşımımız, Ekibinizin talep ettiği hassaslık seviyelerini garanti eder.

Aşama 5: Dosya Dönüştürme ve Kalite İnceleme Hizmetleri

Bu aşamada, Ekibinizin dosyaları, belge tarama yazılımımız flowScan® kullanılarak taranır. Tarama teknolojilerimiz ve süreçlerimiz mümkün olan en iyi görüntü yakalamayı sağlar. Tarama Ekibi, genel proje gereksinimlerine (görüntü ayarları, dosya biçimi, sayfa boyutu ve kağıt kalınlığı gibi) ve spesifik proje gerekliliklerine (tek boyutlu sayfaların, renkli resimlerin ve çift taraflı sayfaların özel işlenmesi gibi) odaklanır. Tarama Hizmetleri Kalite Yöneticisi, taranan dosyaların scbQuality© incelemesini gerçekleştirir. Bu, tüm görüntüleme gereksinimlerinin karşılandığından ve işleme hiçbir değişiklik yapılmadığından emin olmak için dosyaların kapsamlı bir incelemesini gerektirir.

Aşama 6: Dönüşüm Sonrası Yazılım ve Hizmetler

Bu aşamada, dosyalar gerekli dosya biçimine dönüştürülür ve gerekli scbSpeedScan® görüntü geliştirme filtreleri kullanılarak işlenir. Bir proje gereksinimi olarak tanımlanırsa, sözcük düzeyi arama ve alma özelliğini etkinleştirmek için Optik Karakter Tanıma (OCR) gerçekleştirilir. Bu görevde, bir resimdeki her harf, CubeOCR® Yazılımımız kullanarak işlenir. Bu gelişmiş OCR teknolojisi, en iyi metin tanıma uygunluğunu belirlemek için her kelimeyi bir kelimede sıralar. Sonra bir kere bir kelime üretildiğinde, en yüksek kalitede sonuçların elde edilmesi için tescilli scbAlgorithm© ile filtrelenir. Son olarak, metin, bir sayfanın metin düzenini doğru bir şekilde yeniden oluşturmak için gelişmiş CubeBox® teknolojimizi kullanarak işlenir ve mümkün olan en iyi arama ve alma doğruluğu sağlar.

Aşama 7: Dosya Adlandırma, Kodlama ve Kalite İnceleme Hizmetleri

Bu aşamada, dosyalar, arama ve alımı etkinleştirmek için adlandırılır ve kodlanır; OCR gerçekleştirildiyse, dijital dosyalar içinde ve arasında güvenli bir kelime düzeyi araması yapılır. En yüksek kalitede kodlama sonuçlarını elde etmek için, adlandırma ve kodlama doğruluğu ve doğrulamaya odaklanırız. Bunu, proje gerekliliklerine dayalı dosyaları yakalamak, incelemek ve isimlendirmek için patentli bir kodlama yazılımı olan scbCode© Solution'u kullanarak başarmaktayız. Buna ek olarak, Kodlama Kalitesi Lideri, kodlanmış dosyaları tescilli üç aşamalı scbQuality© incelememizi gerçekleştirir. Bu, tüm kodlama gereksinimlerinin karşılandığından ve işleme hiçbir değişiklik yapılmadığından emin olmak için dosyaların kapsamlı bir incelemesini gerektirir. Son Kodlama Denetimimiz, "yapılandırılmamış belgelerin" kodlamasında altı-sigma düzeyinde bir kalite teyit etti.

Aşama 8: Metadata Entegrasyonu ve Yönetimi

Bu aşamada, dijital dosyalar ve kodlanmış alanlar, mümkün olan en iyi arama ve alım seçeneklerini sağlamak için teknolojilerimizi ve süreçlerimizi kullanarak entegre edilmiştir. Bu "Optimal Kodlu Sayfa" teknolojileri, her bir dosyanın ve karşılık gelen kodlanmış alanların, kendine yeten bir veritabanı olarak işlev gören bir dosya oluşturmak üzere bir araya getirilmesini sağlar. Sonuç, esnek ve erişilebilir olan dosyalardır.